国庆长假前外贸人工作安排清单

国庆长假前外贸人工作安排清单

1、生产端：与工厂紧密沟通

1）确认生产计划：立即与工厂核实国庆期间的生产安排、停工和复工日期（注意部分工厂可能调休或提前放假）。明确现有订单和即将下单订单的排产情况。

2）备料与产能：确认关键原材料库存是否充足，避免因假期导致供应链中断。如果订单紧急，可协商工厂安排加班或节后优先排产。

3）制定应急计划：了解工厂负责人假期间的紧急联系方式，以备不时之需。

2、物流端：提前锁定舱位

1）货代沟通：立即联系货代，确认船公司 / 航空公司的节前截港时间、假期工作安排及节后航班 / 船期恢复情况。

2）提前订舱：所有计划在节前发出的货物，务必提前订舱，避免因节前出货高峰导致爆舱、甩柜或运费上涨。

3）单证准备：预留充足时间准备提单、发票、箱单等清关文件。假期期间货代和报关行也可能休息，会影响单证处理。

3、客户沟通端：管理客户预期

1）发送假期通知：这是最重要的一环。主动、提前告知客户假期安排，体现了你的专业性和对客户的尊重。

2）设置邮箱自动回复（Out of Office Reply）：设置专业的自动回复，告知无法及时处理邮件的原因及紧急联系方式。

启用时间：建议从放假前一天下班前开始启用，至复工第一天早上结束。

内容要素：假期时间、复工时间、无法访问邮箱的说明、紧急情况下的联系人及电话。

4、内部管理端：有序收尾与规划

1）订单梳理：整理所有正在进行中的订单状态（生产 / 验货 / 运输 / 付款），列出清单并与团队成员同步。

2）紧急预案：指定假期期间的紧急事务联系人 (最好能轮值)，处理诸如付款到账确认、生产线突发质量问题等紧急情况。

3）收款提醒：节前催收已到期的款项，避免假期影响资金流转。

谨慎给客户邮寄月饼

许多国家和地区禁止或限制月饼入境，主要原因是大多数月饼含有肉类或蛋类成分，存在携带禽流感、口蹄疫等检疫性疫病传播的风险，同时邮寄周期较长也易导致馅料变质。

目前，共有 30 余国家及地区禁止收寄月饼，包括美国、德国、法国、丹麦、西班牙、比利时、匈牙利、瑞典、瑞士、俄罗斯、捷克、爱沙尼亚、墨西哥、巴西、乌拉圭、哥伦比亚、日本、韩国、泰国、马来西亚、新加坡、菲律宾、卡塔尔、印度、印度尼西亚、缅甸、沙特阿拉伯、刚果、赤道几内亚、尼日利亚、乍得、喀麦隆、布隆迪、加蓬、埃塞俄比亚、利比亚等。

比邮寄月饼更好的选择

考虑到邮寄月饼的种种限制和风险，其实有更多稳妥且体贴的方式向客户表达节日祝福：

1、发送电子礼品卡或代金券：许多国际化的电商平台（如 Amazon）或当地的知名餐厅、甜品店都提供电子礼品卡服务。您可以直接发送给客户，让他们自由选择喜欢的礼物或体验，这是最安全、最便捷且绝不会出错的方式。

2、委托当地礼品公司配送：查询客户所在地的专业礼品公司或高端食品店，直接从当地购买并配送符合当地口味的礼品（如精致的巧克力、水果篮、特色糕点等）。这完全避免了海关清关的麻烦，配送速度也快得多。

3、赠送具有中国特色的非食品类礼物：例如精美的茶叶、茶具、丝绸方巾、书法卷轴或其他有文化意义的摆件。这些礼物不易变质，没有检疫风险，更能长久保存。

4、一封诚挚的祝福邮件：有时，一封精心撰写、真诚的节日祝福邮件，比任何实物礼物都能体现您的用心和尊重。您可以在邮件中表达感谢和祝福，并委婉说明相关工作安排、保持业务沟通。

高情商邮件模板（中英文）

发送邮件的时间建议：提前 1 - 2 周发送给正在合作的新老客户，提前 3 - 5 天作为提醒再次发送，同时也发给正在跟进的潜在准客户

模板 1：针对已合作的老客户 (Existing Clients) - 强调行动点

主题：Action Required: Pre - Holiday Schedule & Shipping Deadlines for Your OrdersDear [Client's Name],Wishing you a wonderful season ahead! Ahead of the upcoming National Day holidays in China (Oct 1 - Oct 8), we're writing to ensure a smooth workflow for your orders.Key dates for your action:

Booking Deadline: To arrange shipment before the holidays, please confirm all shipping instructions with us by Wednesday, September 24th. (Note: The last working day before holiday is Sep 30th, but early booking is crucial due to pre - holiday rush).

Production Status: Our factory will operate at full capacity until Friday, September 26th. Please let us know ASAP if you have any urgent orders to be included in the pre - holiday production schedule.

Our office will be closed from Oct 1st to Oct 8th, resuming on Thursday, Oct 9th. During this time, email responses will be delayed.

For any critical issues, please contact [Emergency Contact Name] at [Phone Number with Country Code].

We appreciate your partnership and are proactively planning to minimize any impact. Thank you for your understanding!

Best regards,

[Your Name] [Your Title] [Company Name] [Your Phone Number]

主题：【重要】国庆假期前订单发货截止提醒及安排

[客户姓名] 您好，

祝您秋日愉快！为确保中国的国庆假期（10 月 1 日至 8 日）期间您的订单流程不受影响，特此邮件同步后续安排。重要时间节点提醒：

订舱截止：考虑到节前出货高峰，为预留操作时间，如需在节前安排发货，请务必于 9 月 24 日 (周三) 前确认所有发货指示。（注：节前最后工作日为 9 月 30 日，但需提前订舱）。

生产截止：我司工厂全力生产至 9 月 26 日（周五）。如您有紧急订单需节前排产，请尽快与我们确认。

假期期间（10.1 - 10.8）我司办公室将暂停办公，10 月 9 日（周四）恢复正常。期间邮件回复可能延迟。

如有紧急情况，请联系 [紧急联系人姓名]，电话：[带国家区号的电话号码]。

感谢您一直以来的支持，我们已提前规划以尽量减少假期影响。

感谢您的理解与配合！

顺祝商祺，

[你的姓名] [你的职位] [公司名称] [你的电话]

模板 2：针对正在走流程的新客户 (New Clients in Process) - 强调安抚

主题：Update on Your Order #[Order ID] & Holiday Schedule

Dear [Client's Name],

Wishing you a wonderful season ahead!

This is a quick update on your order #[Order ID], which is currently at the “[e.g., production completion stage]”. We are on track as planned.

Please be advised that our office will be closed for the National Day holidays from October 1st to 8th. We will resume work on Thursday, October 9th.

This closure has been factored into your order's timeline and will not affect its progress. We will provide you with the next update as scheduled after we return.

Should you have any urgent questions, you may reach us at [Emergency Phone Number].

We appreciate your trust and wish you a great week ahead!

Warmly,

[Your Name] [Your Title] [Company Name]

主题：订单 #[订单号] 进度同步及国庆假期通知

[客户姓名] 您好，祝您秋日愉快！

您的订单 #[订单号] 目前进度正常，已进行到 “[例如：生产完成阶段]”。另谨通知，我司将于 10 月 1 日至 8 日放假，并于 10 月 9 日（周四）复工。此安排已包含在订单计划内，不会影响当前进度。节后我们将按计划为您提供后续更新。

如有任何紧急疑问，可拨打 [紧急联系电话]。

感谢您的信任，祝您一切顺利！

此致，

[你的姓名] [你的职位] [公司名称]

模板 3：针对潜在客户 / 准客户 (Potential Clients / International) - 中性礼貌

主题：Friendly Notice: Our Office Holiday Schedule

Dear [Client's Name],Wishing you a wonderful season ahead!

My name is [Your Name] from [Your Company Name]. I'm writing to kindly inform you that our office will be closed for the public holidays from Wednesday, October 1st to Wednesday, October 8th (Beijing Time). We will resume full operations on Thursday, October 9th.

Please note that during this period, my access to emails will be limited. I want to assure you that I will review your inquiry about [产品名称] and get back to you promptly after we return on October 9th.

For any urgent matters during the closure, please feel free to leave a message at [Phone Number], and we will contact you as soon as possible.

Thank you for your interest in our products, and I apologize for any inconvenience this may cause.

Warm regards,

[Your Name] [Your Title] [Company Name] [Website]

主题：温馨通知：本公司中秋国庆假期安排

[客户姓名] 您好，预祝您秋日安好！🥮我是 [公司名称] 的 [您的姓名]。特此邮件通知，本公司将于 10 月 1 日（周三）至 10 月 8 日（周三）放假，欢度中秋与国庆佳节。

我们将于 10 月 9 日（周四）正式恢复正常办公。

假期期间，我查看邮件的频率会降低。但请您放心，关于您咨询的 [产品名称] 事宜，我将在 10 月 9 日复工后第一时间为您处理。

若期间有紧急事务，您可留言至 [电话号码]，我们将尽快与您联系。感谢您对我们产品的关注，对此可能带来的不便，敬请谅解。

顺祝商祺，

[你的姓名] [你的职位] [公司名称] [公司网站]

模板 4：针对近期未合作的老客户 / 老朋友 (Inactive Old Clients / Old Friends)

主题：Warm Greetings from [Your Name] at [Your Company Name]!

Dear [Client's Name],

Hope this email finds you happy and prosperous!

It's been a while since we last worked together, but I often recall our successful cooperation on [可以提一个具体项目或产品，如: the XX project].

With the Mid-Autumn Festival and the National Day holiday approaching here in China (Oct 1st - Oct 8th), I just wanted to reach out to send you and your team my warmest wishes.

I hope everything is going excellently on your end.

Our office will be on holiday during this period, but I'll be back at my desk on October 9th. If you happen to be thinking about any new projects or needs, feel free to drop me a line anytime. I'm always here to help!

Wishing you a joyful season and success in all your endeavors!

Warmest personal regards,

[Your Name] [Your Position] [Your Company Name] [Your Personal WeChat/WhatsApp - Optional, but adds a personal touch] "We cherish the relationship beyond business."

主题：一封来自 [你的名字] 的节日问候与想念

[Client's Name] 您好，许久不见，一切都顺利吗？

虽然有一段时间没有合作了，但我时常想起我们之前合作 [某个具体项目或产品] 时的愉快经历。

中秋与国庆双节将至（10 月 1 日 - 8 日），我们即将放假。借此机会，很想问候一下您和您的团队，祝你们节日快乐，万事顺意。

希望您那边一切都在蓬勃发展。我将在 10 月 9 日恢复正常工作。如果您在筹划任何新项目或有任何需求，随时欢迎您找我聊聊。我始终乐意为您提供支持！

祝您佳节愉快，事业长虹！

您真诚的朋友，[你的姓名] [你的职位] [公司名称] [你的个人微信 - 可选，增加亲近感] “我们珍视这份超越合作的情谊。”