外贸人高效复工指南

长假后返岗的第一天，本质上是一场与时间和客户耐心的赛跑。根据外贸老人们的经验，节后返岗不是简单地处理积压邮件，而是有一套完整的流程和方法。

外贸人高效复工指南

01 调整状态，更新工作信息

节后返岗，首要任务是让自己的工作状态恢复正常，同时更新所有对外联络渠道的信息。

修改所有平台的假期状态：如果你在节前设置了邮件自动回复、聊天工具状态为休假模式，返岗后首要任务就是立即更新为正常工作状态。

同时，检查公司网站、社交媒体账号上是否还有假期相关的banner或通知，及时更新为正常上班内容。

制定日工作计划：返岗第一天，不要急于一头扎进具体工作中。先花15-20分钟，列一张“便签式备忘录”，将节日期间未处理完的事情和当天要做的工作罗列出来，逐一完成。

区分轻重缓急，将工作划分为“必须做好的”、“应该做好的”和“争取做好的”三个类别。这能让你在千头万绪中保持清晰的工作思路。

02 处理三大未读消息

外贸业务员每天早上到岗应该优先处理未读消息，这是与客户恢复联系的第一步。

检查并回复邮件：查看假期期间是否有新邮件，按优先级进行回复。特别是对于那些标注“紧急”的客户邮件，要优先处理。

查看聊天工具：检查WhatsApp、Skype、LinkedIn、微信等社媒平台是否有未读消息。这些工具上的消息往往更紧急。

回复平台消息：如阿里旺旺等平台聊天面板上的未回复消息，及时处理并做好摘要记录。

03 发送复工通知邮件

及时发送复工邮件，是增强客户感知的重要方式。但针对不同类型的客户，邮件内容和重点也应有所不同。

针对节前未出货的客户：这类客户已付款但未收到货物，他们最关心的是货物进度。

在邮件中明确告知客户产品生产或出货进度和时间，解决他们的焦虑。例如：

“We resume work today. And I'm writing to inform you that your order is being processed and it is expected to be completed by mid-October. As soon as it is ready for shipment, I'll let you know.”

针对订单可能延误的客户：如果订单因假期可能出现延误，要诚实告知客户情况，并给出新的时间估计。

“We resume production today. And I reach you out to let you know that due to raw material shortage, your order will take longer than usual to ship out. You can expect your order to ship by the third week of October.”

针对谈妥待付定金的客户：对此类客户，简明扼要地提醒他们支付定金，以便尽早安排生产。

“I am writing to follow up if you could arrange advance payment this week. As you know, currently it is peak season and we are experiencing a high volume of orders. The earlier you can place the order, the sooner we can schedule the production.”

针对节前询过价的客户：查看之前的沟通记录，继续推进订单谈判。

“We got back to work officially from National Day holiday. This is a gentle follow-up on the proposal (or quotation) I sent earlier. Do you have any questions?”

04 盘点客户与订单进度

客户一旦搁置就可能永远联系不上了，因此要趁热打铁，在自己和客户都还对彼此沟通有印象时推进进度。

使用《客户跟进表》之类的工具，按进度排序，将未处理完成的客户逐个盘点并做相应动作。

未拿到需求清单的客户：围绕需求清单展开沟通，记录好客户的意向、用途、需求等摘要信息。

未拿到地址的客户：技巧性地询问地址，告知是为查询运费方便他做对比。

未付款的客户：有需求和地址后，技巧性地制作订单，提醒客户付款。如有沟通，做好摘要记录，适度催付。

未发货的订单：跟进并做好发货工作。一旦发货及时告知客户并提供物流信息。

已发货的订单：发货后可技巧性地跟进维护，并索要好评。

05 联系上下游合作伙伴

整理客户订单涉及的上下游服务商信息，以复工的方式，了解各合作伙伴的开工情况。

联系工厂/供应商：告知已正常上班，了解他们的开工情况、生产能力、价格变动等信息。这对于回复客户关于订单进度的询问至关重要。

联系货代：拜个晚年，了解节后拖头和船务信息是否有变动调整，舱位情况，运输价格等。

这些信息需要仔细梳理记录，为后续与客户沟通做好准备工作。

06 订单梳理与异常处理

每日检查订单进度，是外贸业务员的常规工作，节后更是重中之重

未付款的订单：根据客户类型和之前的沟通情况，进行技巧性催付

未发货的订单：跟进进度，掌握生产或发货时间表

已发货的订单：及时在后台点击发货，上传单号，并告知客户

售后订单处理：如有售后问题，及时处理并做好记录

新订单处理：如果客户要求新订单，及时起草，不要拖延

07 节前催单客户的跟进

对于节前你曾催单的客户，返岗后需要优先跟进。这些客户在节前可能因为你的“假期提醒”而下了单，现在需要及时确认订单状态。

参考节前催单的思路，节后跟进时可以再次强调：“假期已结束，现在下单可以避开年底物流高峰”，制造合理的紧迫感。

外贸老人们的经验是：催单不是催，而是提醒+制造紧迫感+提供价值。向客户表明，假期后是生产安排的相对空档期，现在确认订单可以更快排上生产。

08 制定今年最后季度计划

除了处理积压工作，返岗第一天还要着眼于长远，制定今年最后一个季度的工作计划。

开始列好一天乃至一周的任务计划清单，这一行动实际上也是回忆节前工作进度的过程，有助于迅速回到状态。

例如，可以给自己计划好：每天联系几个新客户，添加几个客户的社交媒体，每月如何跟进老客户，以及最后一个季度如何调整工作策略。

外贸高手的复工第一天，不是从处理邮件开始，而是从战略规划开始。他们清楚地知道，节后第一天是与客户重新建立联系、推动订单进展的黄金时间。

按照上述八步流程，你不仅能高效处理完积压工作，还能为今年最后一个季度的工作打下坚实基础。返岗不是简单恢复工作，而是新一轮业务增长的起点。