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外贸新手写开发信时最常犯的10种错误

新人技巧
作者:外贸人Frank
新人技巧
阅读 585
丨
2023-11-23 16:36:49 ·
未知
写开发信时最常犯的错误:邮件写得过长、没有明确的主题、长篇大论的介绍公司、邮件写得过长、爱炫耀英文水平、喜欢用奇怪的字体等。

写开发信时最常犯的错误:邮件写得过长、没有明确的主题、长篇大论的介绍公司、邮件写得过长、爱炫耀英文水平、喜欢用奇怪的字体等。下面小编具体讲讲外贸新手写开发信时最常犯的10种错误。

外贸新手写开发信时最常犯的10种错误

1.内容过长。

所有外贸人都想让客户对自己的产品感兴趣,因此可能就有很多人会在开发信说很多内容,导致邮件过长。如果写的水平高,客户也许还看几眼,如果只是一味的推产品,客户看不了几个字就会关掉,效果适得其反,让人生厌。所以写开发信时,一定要抓住重点,言简意赅。

2.没有明确的主题

有的人写开发信,主题不明确,客户根本没兴趣去打开陌生人的邮件。还有一部分会在写邮件时这样设置主题:“we are the manufacturer of lights”等,客户一看就知道是推销信。站在客户的角度上想,时间是非常宝贵的,那么如何把主题写好,让客户忍不住打开看看,这就是个技术活了。

3.长篇大论的介绍公司

有人会反问,那是不是完全不写呢?当然不是,如果你的公司有突出的优势,可以写,但是要巧妙的嵌入文章中,这就要看你的水平了。例如,你可以这样写:We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price. Hope to cooperate with you!

4.爱炫耀英文水平

还有一部分人很自恋,多发生在初出茅庐的外贸新手。与其说,他在写开发信,倒不如说他在自我欣赏。总想把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷僻词,最后重点反而被掩盖。其实开发信只需要用最简单的词汇来表达你要表达的东西,一封好的外贸开发信一定是“简洁”、“清楚”、“准确”。包括在日常工作中,给客户的每一封商务邮件,都应该保证简洁明了,条理清晰。

5.喜欢用奇怪的字体

为了能让客户注意到自己,还有一些人会走“曲线救国”的道路,喜欢用很夸张的字体、颜色,甚至放大、加粗,再用斜体等等来搏出彩。殊不知这种华而不实的噱头反而会掩盖邮件本身的意义,除非是非常着急的事情,否则不要大篇幅大写或加粗。

6.主动语态用得太多

主语用的太多,让人觉得主观意识太强,看的人内心隐约出现抵触心理。如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满We、I之类的人称,相反要多用被动语态。

比如:我们明天会寄样品。中国人就会喜欢说We'll send you the samples tomorrow. 当然这句话没错,但是老外就不一定喜欢。要是他们,通常会这样写:Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态,人称就没有了,很严谨、很真实,不带情感因素。在面对国外客户时,合适的英文表达方式和语句在沟通过程中非常重要。

7.问些毫无意义的话

比如Do you want our products?(你想要我们的产品吗?),就没什么意义。如果客户说No,你怎么回复?而且本身你是做销售的,你希望客户感兴趣,所以你要引起客户的兴趣,而不是成了客户在求你,非你不可。

写开发信一定要清楚一点,现在是买方市场。所以在还没有正式沟通之前,告诉客户你是谁、你做什么、你的优势在那里,清楚表述出这3点,并且留尾吸引客户回复,建立沟通机会慢慢谈才是重点。

8.喜欢用附件和图片

有人在初次给潜在客户写开发信时,就想把自己的产品一下子让客户都知道,所以不但插图还加附件,虽然这样做没什么不好,但是这样很容易被邮箱服务器拦截。

一般等到新客户主动询价时,回复中适量的插入报价单或者图片就可以了。所以通常情况下,第一次联系客户最好使用全文本,不要出现任何的图片和附件。即使是收到客户询价后第一次报价,如果客户没有指定要求,尽量避免用excel或word附件,最好是直接在邮件里简单写明。

9.喜欢插入URL链接

很多人在写开发信时,喜欢在内容里加上自己公司的网址,或者在签名的下面加上链接,这样做,同样有很大的概率被邮件服务器拦截掉。最好在客户回复后,第二次给他写邮件的时候插入这些。

10.语气过于生硬

写开发信时,不要语气生硬、直来直往,你的情绪会影响客户的决定。邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。

例如,“Pls give me reply today.” 这句话如果面对面或者电话里通过声音传播,客户不会觉得有什么问题,会很高兴说ok,或者no problem。但如果放在邮件里,就略微生硬了点,如果改成"Could you please help to give me reply today?" 用的是疑问句,加上could、 help这样的字眼就显得十分委婉、舒服,还明确表达了你准确意愿。

以上就是外贸新手写开发信时最常犯的10种错误。更多外贸相关的问题欢迎进群咨询:CC外贸社群

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