外贸跟单超全流程步骤汇总

外贸流程中少不了跟单，本文为大家准备了超全的跟单流程汇总，希望能帮助到大家。

外贸跟单超全流程步骤汇总

一、询盘与报价（Inquiry and Quotation）

1、接收询盘（Receive Inquiry）：客户通过邮件、展会、线上平台等方式向外贸公司发出购买意向，询问产品信息、价格、交货期等。

2、报价准备（Quotation Preparation）：外贸业务员根据客户需求，整理产品信息、价格表等，计算出总价，并准备详细的报价单。注明付款方式、贸易条款、报价单有效期等。如果涉及到包装、运输、保险等额外费用，应在报价单中明确列出，并说明费用计算方式。

推荐下载：

《跟单与单证》白皮书

外贸跟单员岗位职责表

外贸跟单员详细工作流程

3、发送报价（Send Quotation）：外贸业务员将报价单发送给客户，等待客户确认。

4、谈判（Negotiation）：与客户就价格、交货期、付款方式、质量保证等条款进行谈判。根据谈判结果，修改和完善报价单，并达成初步意向。

5、寄样（send samples）：样品分为Existing Samples (现有样品)、New Samples (新样品)、Customer-Supplied Samples (客户来样)，都要向客户确认，以便客户评估产品或材料的品质、规格和适用性。

二、订单确认与合同签订（Order Confirmation and Contract Signing）

6、订单确认（Order Confirmation）：客户确认报价后，与外贸业务员就订单细节进行确认，包括产品型号、包装、数量、价格、交货期等。

7、合同起草（Contract Drafting）：外贸业务员根据订单信息起草销售合同，明确双方的权利和义务。

8、合同审核（Contract Review）：合同审核要点包括银行资料、双方抬头、日期、产品名称、规格、包装、品质、计量单位、单价、总额、货币币种（美元、人民币等）、价格条款（FOB、CIF等）、付款方式（T/T、L/C、FCA等）、交货期、交货方式（海运、陆运、空运、邮寄等）以及其他特殊要求等。

9、合同签订（Contract Signing）：双方确认合同内容无误后，正式签订形式发票（PROFORMA INVOICE,PI）。形式发票是为了方便客户向其本国当局申请进口许可证或核批外汇的参考性发票。形式发票上一般要显示订单的相关信息（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）、 产品信息 （品名，数量，价格，交货期）、合同条款（价格条款，付款方法）。此外，包括收款账户资料以便客户开证或汇款。

三、生产跟进与质量控制（Production Follow-up and Quality Control）

10、样品确认（Sample Confirmation）：在生产大货前，先小批量生产，跟客户确认后再进行大货生产。包括包装与唛头等的确认。

11、生产跟进（Production Follow-up）：外贸业务员与生产部门保持密切沟通，跟进订单的生产进度，确保按时交货。随时向客户反馈生产进度等情况。

12、质量控制（Quality Control）：在生产过程中，外贸业务员与生产部门协作，对产品质量进行把关，确保产品符合客户要求和质量标准。安排QC验货，包括生产中期验货以及走货前验货，验货人包括自己公司的、客户指定验货人以及第三方验货公司或公证行，一定要提前1-2周通知联系验货人，确认验货时间。

13、信用证审核（L/C Verification）：在T/T结算方式下，外贸业务员只需确认预付款收到，即可安排大货生产。在L/C（信用证）结算方式下，货物生产期间，外贸业务员还要跟进信用证的进度，包括催证、审证、改证等。

催证：货物一旦安排生产且生产时间较短，跟单员应及时与客户沟通，催促其尽快开具信用证，避免因信用证延误而影响交货和结算。

审证：在信用证审核环节，跟单员应细致核对开证人和受益人的信息，确保准确无误。同时，对信用证中列明的货物描述、金额、交货期等关键信息与合同进行对比，确认一致性。此外，还需特别注意信用证中的特殊条款和附加条件，以确保我方能完全满足其要求。

改证：若在审证过程中发现任何不符点，如包装描述不准确、总金额有出入、有效期不符合要求或存在拼写错误等，跟单员应立即联系客户或银行，请求其进行一次性修改。务必确保所有问题得到及时、准确的纠正，以避免因不符点而导致银行拒付，进而影响交易的顺利进行。

14、原产地证申请（Application for Certificate of Origin）：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，比较容易。FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。

四、物流安排与出口报关（Logistics Arrangement and Export Declaration）

15、租船订舱（Chartering and Booking）：根据与客户约定的运输方式，外贸业务员选择合适的运输方式和物流公司，安排货物的运输。

按FOB（Free on Board）成交的，客户会指定运输代理公司或船公司，外贸业务员需要提前与船公司联系，了解船期等信息，向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPING ORDER），将货物送到客户指定装货港即可。

按CIF（Cost, Insurance, and Freight）成交的货物，外贸业务员需要自行联系船公司或货运代理，根据货物的数量、尺寸、重量和目的地等信息进行订舱，并获取配舱回单。同时需要为货物购买运输保险，以保障货物在运输过程中的安全。保险种类和保额应根据货物的价值和运输方式来确定。

16、安排拖柜：在货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。应给拖车公司提供详细资料：定仓确认书/放柜纸、船公司信息、定仓号、拖柜委托书、装柜细节、柜型数量、装柜的具体地址以及最终的装船口岸等。同时向工厂发送一份详细的装车资料，包括上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号、司机联系电话等。

17、单证缮制（Preparing Documents）：根据交易合同和海关要求，准备和整理所有必要的文件和单据，以便顺利完成货物的出口或进口流程。这些单证包括装箱单（Packing List）、商业发票（Invoice）、提单（Bill of Lading）、保险单 (Insurance Policy）、报关委托书 (Power of Attorney for Customs Clearance)等。

18、出口报关（Export Declaration）：外贸业务员将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。如商业发票、装箱单、提单、保险单、报关单等。这些单证和资料需要准确、完整地反映货物的实际情况，以便海关进行查验和核对。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

19、获取提单（Bill of Lading, B/L）：最迟在开船后两天内，外贸业务员要将提单补料内容发送至船运公司或货运代理。补料内容应严格依据信用证（L/C）或客人的具体要求来准备，详细列出货物的性质、数量、包装、目的地以及其他关键信息。发送补料后，督促船公司或货运代理尽快出具提单样本和运费账单。确认提单内容无误后，支付运杂费，要求船公司或货运代理出具正本提单。

20、装运通知（Shipping Advice）：通常一般在开船后就给客户发送装运通知，以便客户有足够的时间进行后续操作。装运通知内容包括：船名（Vessel Name）、航班次/航次号（Voyage Number）、开船日（Sailing Date）、预计抵港日（Expected Arrival Date）、货物及数量（Goods and Quantity）、金额（Amount）、包装件数（Number of Packages）、唛头（Shipping Mark）、目的港代理人（Agent at Destination Port）等。

五、收款与售后服务（Payment Collection and After-sales Service）

21、交单结汇（Payment Collection）：在T/T结算方式下，外贸业务员在取得货权凭证提单（B/L，Bill of Lading）后，先将副本提单发给客人，让其支付尾款，确认收到尾款后再将正本提单及其他文件发给客人。在L/C结算方式下，外贸业务员需要在信用证的有效期内，将准备好的单据（主要包括商业发票、装箱单、提单、保险单、产地证明等）严格审单，确保没有错误后，送交至指定的银行（通常是开证行或指定的议付行）进行议付。

22、退税与核销（Tax Refund and Verification）：根据国家出口退税政策，向相关机构申请退税，并准备退税所需的文件和资料。完成退税手续后，进行外汇核销，确保外汇收支平衡。

23、售后服务（After-sales Service）：外贸业务员需要与客户保持良好的沟通，提供必要的售后支持和服务，及时处理客户的反馈和需求，建立长期的合作关系。

六、文档整理与归档（Document Organization and Archiving）

24、在整个跟单过程中，外贸业务员需要整理并保存好与订单相关的所有文档，如合同、发票、装箱单、提单等，以便日后查询和追溯。