很多外贸业务员热衷于开发客户，可对于后续的追踪却不能给予足够的重视。结果是开发的很辛苦，但后期却屡屡因为跟踪不积极，造成订单机会莫名其妙的就悄悄溜走了。
俗话说的好，一鸟在手胜过二鸟在林，而外贸业务员也需要学会管理销售机会，学会精力分配，把精力重点放在那些快到手的订单上。
我常说，如果把客户沟通中的邮件比作足球，一个业务员能不断把客户踢过来的球踢回去，没什么难度，只要每天清空收件箱，不要产生积压就行了。
难在球踢给客户了，还能让他踢回来，尤其是在你很忙，而客户脚上的球又很多。这个时候，你还能把球要回来吗？
我以前也经常犯这样的错误，就是因为球在自己脚下的时候知道如何处理，但不在自己脚下的时候很容易就“忘记”。
柯维用紧急和重要二个维度将任务分成四个区间，我们往往对于紧急的事情给予足够的重视，即便可能有些并不那么重要。
往往把时间花在清空收件箱了，尽管有的邮件并不那么重要。而一些特别重要的机会线索，因为我们邮件发出去了，客户没有回复，我们很容易“忘记”了。
金字塔式外贸销售机会
按客户的不同阶段，我们可以将客户划分成为：潜在客户、询盘客户、机会客户、PI客户、成交客户。
我们用一个Excel表来管理这些机会，开始业务员很不适应，觉得麻烦。
后来，我给他们解释清楚，这些就是让这些目标客户一旦进入你的视线，就逃脱不掉了，这个往往是一个金子塔形的结构，想想需要多少个潜在客户才能开发一个询盘客户，然后又有多少个询盘的客户告诉你说：“我想订货”？然后这些客户里又有多少能最终谈得差不多，把PI签了的，即便PI签了后，又是否100%都付款执行呢？
客户资料的整理永远是成功的第一步，正所谓磨刀不误砍柴功。如果能系统的、有序的做好客户资料管理，不仅可以大大提高自己的工作效率，而且能够更好的维护好客户关系，理顺跟进情况，从而提高成单率和返单率。
我告诉业务员，金字塔越顶部的客户价值越高，成功概率越高，所以我们的工作都要自上而下来做。
先看看在手订单客户及老客户的维护，然后是签了PI还没有付款的客户，接着是说最近要订货的客户，再是最近询价的客户，最后是开发新的客户。
同时，从业务员的Excel表格管理和金子塔的结构，我就能发现很多问题。
比如有的人潜在客户发的很多，询盘很多，但PI很少，就说明这个业务员在开发上投入的精力比较大，但在后续追踪方面，似乎有些不足。
相反，有的人的PI和机会都很多，但询盘反而很少，呈现一个倒三角的形状。这个时候，业务员就要警觉，必须加大开发力度。否则金子塔上面的机会转换完了，老本啃完了，后劲就不足了。此时业务员需要加大开发的力度，保持后劲。
从这个金子塔的斜率，也能够很快分析出来业务员的转换率。
比如有的业务员的询盘转换率很不错，但到了机会阶段转换为PI就比较低。可能说明业务员的前期开发工作做得不错，可谈判的能力不足，或者在竞争环境下的成交能力需要加强。
即便是签订了PI的客户，不同的业务员的最终付款比率也是不一样的。
有的业务员甚至可能达到100%，而也有的业务员可能只有50%。经过分析发现，这些业务员有一些过度推销的坏毛病，或者是不自信，在客户签订了PI之后，还给客户推销，说些不该说的话，或者说了一些消极暗示的话，让客户丧失了信心或者信任。
而成交比率比较好的销售往往是那些内心积极，乐观向上，待人热情，总是把事情往好的方向想的业务员，即便有时他们的英文水平一般。
这非常符合我常说的：最好的成交技巧就是“默认成交”，就是你总认为客户是要定货的，所以你处处都是积极的暗示。
时刻提醒自己：有序的管理+及时的总结+持久的努力+积极的心态=有效的成长
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